Nel competitivo settore delle telecomunicazioni, le aziende si trovano ad affrontare molteplici sfide legate alla gestione delle spese tecnologiche.
Con il costante avanzamento delle tecnologie e l’aumento della domanda di servizi di comunicazione, le aziende devono trovare modi sempre più efficaci per gestire le spese legate alle risorse IT e alle infrastrutture di rete.
Nell’articolo di oggi esploreremo le principali sfide che le aziende devono affrontare nella gestione delle spese tecnologiche e cinque best practice da seguire per affrontare tali sfide con successo.
Le sfide nel settore delle Telecomunicazioni
Nell’attuale contesto economico, le aziende di qualsiasi settore merceologico si affidano alle telecomunicazioni e gestiscono migliaia di risorse IT trovandosi di fronte a un’enorme sfida: la gestione efficiente delle spese tecnologiche (TEM).
Con il rapido avanzamento delle tecnologie e la costante espansione delle infrastrutture di rete, queste aziende devono affrontare una serie di ostacoli quando si tratta di tenere traccia e controllare i costi delle risorse IT.
Le principali difficoltà associate alla gestione delle spese tecnologiche sono tre: nella complessità dei sistemi IT, mancanza di visibilità dei costi e controllo puntuale delle spese.
- Complessità dei sistemi IT. Le infrastrutture di rete sono costituite da una vasta gamma di componenti, tra cui server, router, switch, dispositivi mobili e molto altro ancora. Mantenere una visione chiara e completa di tutte queste risorse, insieme ai relativi costi, può diventare un compito estremamente arduo.
- Mancanza di visibilità dei costi. Un’altra sfida comune nella gestione delle spese tecnologiche è la mancanza di visibilità dei costi associati alle risorse IT. Le aziende possono avere contratti con diversi fornitori di servizi e prodotti tecnologici, ciascuno con le proprie tariffe e piani di fatturazione. Senza un sistema centralizzato e automatizzato per monitorare e analizzare queste informazioni, risulta difficile identificare e controllare le spese e i potenziali sprechi.
- Controllo delle spese e budgeting. Le aziende che si trovano a dover controllare ogni giorno migliaia di risorse IT devono gestire efficacemente i loro budget e controllare le spese per evitare costi eccessivi. Tuttavia, senza una solida strategia di gestione delle spese tecnologiche, è facile sforare i budget previsti. A ciò si aggiunge che identificare le aree di spreco o le opportunità di risparmio può richiedere molto tempo e risorse.
5 best practices per la gestione delle spese tecnologiche
Come abbiamo visto, la gestione delle spese tecnologiche è diventata una priorità per le aziende.
Con il crescente numero di dispositivi, servizi e fornitori tecnologici, è essenziale adottare le migliori pratiche per garantire una gestione efficace delle spese IT.
Per questo è fondamentale seguire cinque best practices che possono aiutare le aziende a ottimizzare la gestione delle spese tecnologiche.
- Gestione dell’inventario IT e delle telecomunicazioni
La gestione dell’inventario IT è il primo passo fondamentale per una buona gestione delle spese tecnologiche. Tenere traccia accurata di tutti gli asset IT, come hardware, software e dispositivi mobili, consente alle aziende di identificare le risorse sottoutilizzate o obsolete. L’implementazione di soluzioni di gestione dell’inventario automatizzate può semplificare questo processo, garantendo un aggiornamento costante delle informazioni e riducendo il rischio di sprechi.
Oltre all’inventario IT, è altrettanto importante gestire efficacemente le telecomunicazioni. Monitorare le spese relative a contratti telefonici, piani dati e servizi di connettività può aiutare le aziende a identificare e correggere potenziali sprechi. Un’analisi periodica delle telecomunicazioni può consentire di individuare e ridurre i costi superflui, ottimizzando le spese IT complessive.
- Gestione degli ordini
La gestione degli ordini è un’altra best practice cruciale per la gestione delle spese tecnologiche. Un processo di approvazione e monitoraggio strutturato per gli acquisti IT riduce il rischio di spese non autorizzate o inutili. Implementare sistemi di approvazione basati su workflow e centralizzare la gestione degli ordini può garantire la visibilità e il controllo su tutti gli acquisti IT. Inoltre, consolidare gli ordini presso un numero limitato di fornitori può offrire vantaggi di scala e contrattuali, riducendo così i costi complessivi.
- Gestione della rete e degli incidenti
La gestione della rete e degli incidenti è una componente cruciale per ottimizzare le spese tecnologiche. Implementare soluzioni di monitoraggio della rete può aiutare a identificare i punti deboli e le inefficienze nella rete aziendale, permettendo di apportare le necessarie migliorie. Inoltre, adottare una soluzione di gestione degli incidenti IT può consentire di risolvere tempestivamente i problemi, riducendo così i tempi di inattività e i costi associati ad essi. Un’infrastruttura IT stabile e ben gestita contribuisce a ottimizzare le spese tecnologiche a lungo termine.
- Gestione delle fatture e dei contratti.
Mantenere un controllo accurato sulle fatture dei fornitori IT permette alle aziende di identificare potenziali anomalie o addebiti errati. È consigliabile implementare sistemi di gestione delle fatture che automatizzino il processo di verifica e controllo, riducendo così il rischio di errori umani e semplificando le attività amministrative. Inoltre, una corretta gestione dei contratti consente di negoziare migliori condizioni, come tariffe preferenziali o piani personalizzati, che possono aiutare a ridurre i costi complessivi. Per ottimizzare ulteriormente la gestione delle fatture e dei contratti, è importante consolidare i fornitori. Concentrare gli acquisti e le relazioni contrattuali su un numero limitato di fornitori può favorire l’ottenimento di prezzi competitivi, agevolare la gestione dei contratti e semplificare il processo di fatturazione.
- Intelligenza aziendale.
L’implementazione di soluzioni BI ( o Business Intelligence) consente alle aziende di raccogliere, analizzare e interpretare i dati relativi alle spese tecnologiche, offrendo una visione approfondita delle performance finanziarie e delle tendenze di spesa. Attraverso l’intelligenza aziendale, le aziende possono identificare aree di spreco, individuare opportunità di risparmio e prendere decisioni informate sulla pianificazione degli investimenti IT. Ad esempio, l’analisi dei dati può rivelare un sottoutilizzo di licenze software o evidenziare l’efficacia di determinati servizi o fornitori. Questo consente di prendere misure correttive tempestive e di ottimizzare le spese tecnologiche in base ai dati e alle analisi. Inoltre, l’intelligenza aziendale può consentire di creare report personalizzati e visionare dashboard interattive, fornendo una panoramica chiara e accessibile delle spese tecnologiche a tutte le parti interessate. Visibilità e trasparenza sono due aspetti essenziali che aiutano a migliorare la comunicazione interna, facilitando la collaborazione e il processo decisionale.
La soluzione TEM di Habble
Come abbiamo visto, le aziende di qualsiasi settore merceologico hanno sempre più necessità di soluzioni semplici e pratiche che consentano loro di gestire l’andamento delle spese tecnologiche.
Proprio per questo, Habble propone l’innovativa soluzione Telecom Expense Management. Uno strumento che consente alle aziende di ottenere un repository centralizzato con le informazioni di tutti gli asset aziendali come devices, Sim, oltre a gestire l’anagrafica dipendente, i centri di costo, le commesse, sedi e il magazzino.
Inoltre, fornisce la possibilità di ottenere report personalizzati ed effettuare analisi comparative sui dati di spending per provider, periodo di fatturazione, contratto e singola fattura.
Grazie a questa soluzione, Habble permette alle aziende di risparmiare tempo nella gestione delle risorse IT, garantire precisione e affidabilità ed evitare spese inutili.
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